Lavorare meno, meglio.

Ci domandiamo come lavorare sodo ma di rado ci domandiamo come lavorare meglio.
– Shane Snow

Nel tradurre la citazione di Shane Snow l’ho un po’ tradita. Quella originale è: «We work hard, but hardly question whether we’re working smart». Ma il senso è lo stesso. Oggi stiamo vivendo una rivoluzione lavorativa senza precedenti, e questa è una grande occasione per rivedere il nostro modo di lavorare in un’ottica più smart, ovvero lavorare di meno aumentando la nostra produttività.

Ad oggi però la situazione sembra andare nella direzione opposta. Come scrive Francesco Oggiano in questo articolo, nell’ultimo anno la giornata lavorativa in smartworking dura da 1 a 3 ore in più, ci sentiamo più stressati e più ansiosi e non riusciamo più a distinguere la nostra vita professionale da quella personale.

E questo è davvero un peccato perché lo Smartworking (che non è telelavoro o lavoro in remoto, ma appunto lavoro smart) permetterebbe all’azienda di ridurre i costi, ottimizzare i processi e aumentare la produttività e quindi la propria marginalità, e al lavoratore di lavorare ovunque (Spotify docet), gestirsi i tempi e le modalità di lavoro e risparmiare molto tempo.

Con la speranza che questa sia la direzione, ecco cinque consigli per lavorare meno, meglio:

Meno scrivania: Lavorare tutto il giorno, tutti i giorni, seduti a una scrivania davanti a un monitor è pessimo tanto per il nostro corpo (vedi la povera Emma, o la povera Susan) quanto per la nostra mente (vedi l’aumento di ansia, stress e quel senso di alienazione che ci dà passare tutto il giorno chiusi in casa da soli). Quindi per qualsiasi cosa possiamo fare in piedi camminando all’aperto (es: telefonate, riunioni senza video, brainstorming…) meglio evitare la scrivania.

Meno controllo (e più disciplina): Lavorare per obiettivi e non per orari è la nuova frontiera del lavoro. Per farlo però serve più disciplina di quella che serve in un contesto di lavoro tradizionale. Serve darsi dei tempi e delle modalità di lavoro e rispettarle. Servono delle ToDoList chiare, condivise e raggiungibili. Una volta definite queste ognuno dovrebbe essere libero/a di lavorare secondo le proprie modalità. Il che vuol dire, magari, lavorare la Domenica se c’è una consegna Lunedì e non lavorare il Martedì. L’importante è, da una parte, non cadere nella modalità AlwaysOn (rispondere sempre a mail, messaggi e telefonate), dall’altra non riuscire a rispettare una consegna perché siamo stai distratti da altro.

Meno distrazioni: Dopo essere stato distratto il nostro cervello può aver bisogno fino a 20 minuti per riprende il focus sul lavoro, per questo motivo un’ora di lavoro senza interruzioni è più produttiva di tre ore piene d’interruzioni. Quando iniziamo a lavorare, iniziamo. Quando finiamo di lavorare, finiamo. Nel mezzo ci siamo solo noi e il nostro lavoro. È per questo che è importante creare i nostri spazi e i nostri momenti di lavoro, dandogli un inizio e una fine così da segnalare al nostro cervello che è il momento di cominciare o smettere di lavorare. Per farlo puoi usare questa app oppure questa oppure questa.

Meno riunioni: Se le riunioni erano già un problema prima della pandemia, adesso sono diventate un incubo di perdita di tempo e distrazioni (solo su Zoom si fanno 300 milioni di meeting al giorno). Personalmente cerco di seguire queste cinque regole: 1) Condividere l’ordine del giorno con tutti i partecipanti almeno un paio i giorni prima della riunione così che tutti possano arrivare preparati e si possano saltare le introduzioni. 2) Invitare solo le persone strettamente necessarie. Meno si è e più si decide. 3) Darsi un tempo e, se possibile, dare un tempo ad ogni punto dell’ordine del giorno. 4) Essere propositivi e concreti. 5) Individuare un problema chiaro e proporre soluzioni concrete.

Meno tecnologia (usata meglio): La tecnologia può renderci molto più produttivi ma può anche farci perdere moltissimo tempo. Prima di iniziare un lavoro in team conviene valutare quale tecnologia usare e come e perché usarla. Personalmente io uso questi cinque strumenti: 1) Dropbox per avere i file che servono sempre con sé e condividerli. 2) Slack o Telegram per lavorare in team a distanza senza usare WhatsApp. 3) Google Calendar per organizzare riunioni, scadenze e ToDoList condivise. 4) Fiverr per trovare professionisti cui delegare parte del lavoro. 5) Flux per regolare la luminosità del mio desktop e affaticare meno gli occhi.